許多窗口第一次聯絡時，只說「想辦一場證照課」。這句話本身沒有錯，但估價與排課需要更具體的材料。我們建議在第一次通話前備妥三份文件。
一、職能地圖或職等對照
標出哪些職務「必須」持證、哪些是加分項。若專案經理與工程師考同一張證，習題難度與案例要分開備，否則現場容易一半人太難、一半人太淺。
二、目標考試的版本與語言
同一認證名稱可能有多個有效大綱。請註明預計應考月份與語言（中／英），避免講義印錯版本。若公司統一報名，也請一併告知是否已有團體考場安排。
三、學員背景摘要
不必提供個資細節，只要職稱分布、相關年資區間、是否有人已考過相關科目。這能決定要不要拆班，以及課前問卷要問得多細。
備齊這三份，通常能在一週內完成時程草案與費用區間說明，減少來回補件。